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    huyixi’s Wiki - 音乐节志愿者组长全攻略

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以上。

正文开始。

2024-09-28

这周有幸入选泉州草莓音乐节酒售组的组长。

整个过程经历下来很开心，也是个非常难忘的体验。

作为一名软件工程师，总要将做过的事情做一下记录，再进行反思与总结，下次才能做的更好。于是便有了这篇文章。

这篇将以酒售（也就是官方饮品售卖组）组长工作的时间节点为例来进行介绍以及反思我的整个志愿者组长的工作流程。

前期准备

心理准备

当组长之前，就势必要做好无法观看演出的心理准备，甚至一场演出都看不了。

作为组长必须要对所负责的摊位负责。如果没有做好这种心理准备，其实最好还是做一个组员。因为作为组员到了自己的休息时间就可以毫无负担地去观看演出。

如果既想当组长，又想看演出，优先级的冲突必定会影响正常的音乐节工作。给音乐节的正常秩序带来不必要的麻烦。

志愿者招募

在接受成为组长后，第一个任务就是自己所在组别的志愿者招募。

志愿者统筹将会给所有的组长一份志愿者的初选名单。这份名单会是一个 Excel 表格，表格里包含志愿者的一些必要的联系方式以及姓名性别等。

组长要根据这份名单上的名字与联系方式去联系所有的组员，询问他们是否有时间参与全程的音乐节志愿者工作。

群发短信

联系组员的方式一般是通过短信的形式。在这里，可以通过群发短信将大量短信发出。

直接复制表格中的电话号码一列，粘贴到短信 App 的电话一栏，就将会直接自动生成所有的电话号码。

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然后直接在下方编辑好短信发送即可。

在 iPhone 中，显示绿色的手机号码是未开通 iMessage 的收集，显示蓝色则为开通 iMessage 功能的收集。我们向开通 iMessage 的收集发送短信就可以避免收取短信费用。并且由于不经过运营商，可以减少封号的风险。

这里就要提到一个非常重要的事情：手机号封号。由于为了反诈，公安部门经常将短时间内发送多个短信或者拨打电话的手机号封掉。对于封号，并没有一个很有效的方式来避免。我们只能通过多个手机号码来发送短信尽可能避免短时间大量发送短信。

除此之外，在发送大量短信前，可以先去手机号码所在运营商的 App 中购买一个短信包服务，以节省话费。以中国移动为例，有两个临时短信包套餐，且两个短信包用量可叠加。已经基本满足大量发送短信的需求（有很大的可能在短信没发完手机号码就被封号了）。

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短信内容

组长的工作手册中会提供一个短信模板。

以本次泉州为例：

【2024 喜力·泉州草莓音乐节】恭喜你被录取为“2024 喜力·泉州草莓音乐节”的志愿者！我是 xxxx 组组长-xxx。

在 9 月 21 日- 9 月 22 日期间我将有幸与各位共同完成志愿工作。现邀请你加入 xxxx 组。我们的培训时间：9 月 20 日（周五）下午 15：00，培训地址：惠安·泉州海洋城。

如确认可【全勤参加】，请立即添加我的微信：xxxx，添加时请备注姓名（禁泄露组长联系方式，如需发布社交媒体请打码手机&微信号）。

如 9 月 11 日上午 10 点前未收到你的微信好友申请，默认放弃本次志愿者名额。

如果无法参加，请回复短信放弃名额。

期待与你共赴秋日盛会～

这里需要注意根据工作具体内容以及时间点来修改短信内容。特别是如9月11日上午10点前未收到你的微信好友申请，默认放弃本次志愿者名额。

如果组员较多，应该尽可能提前这个时间点，以便后续进行补录，并且能避免由于部分志愿者后期再回复短信或添加微信导致人员超出。

另外，添加一句如果无法参加，请回复短信放弃名额。可以给一些无法参加的伙伴提供一个放弃选项，这样如果我们接收到放弃的志愿者可以马上联系其他还未联系过的志愿者，尽量增大第一次招募的志愿者数量。

二次招募及补录

在第一次招募后，势必会出现由于跳车（也就是不参与志愿者活动）的志愿者。这也会导致我们所在组别的志愿者人手少于活动需要的人手。

这时就应当尽快找统筹筛选得到更多的已报名志愿者信息，并再次进行联系。

如果时间充裕，我们可以继续使用发送短信的方法进行二次招募或者补录。

如果距离截止时间较近，这时候就应当通过电话的形式进行通知。其中一个原因是相比于短信，电话能更快联系到志愿者；第二个原因是，通过电话的形式如果联系的志愿者没有及时回复，也可以直接联系下一位志愿者候选人，而不用担心联系人数超出招募上限。

已招募志愿者统计

在招募过程中，会逐渐有一些组员添加微信。这时候可以通过给每个组员都添加一个微信 tag 的形式进行统计。

我们可以实时查看所在 tag 的人数查看已经招募到的志愿者人数，并且也方便后续拉志愿者组别群。

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另外也应当在统筹所给的志愿者初选全名单上做适当标记，区分是否已经联系过该志愿者。

如果在表格上做好了标记，也可以根据表格的筛选功能对所有已招募志愿者和未招募到的志愿者进行统计。

手机号封号

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在手机被封号后，可以通过运营商发送的链接进行二次认证解封。

但是我这次并没有成功解封，最后也只能前往营业网点进行解封操作。并且规模较小的运营商网点还无法进行解封的操作，只能前往较大的网点进行解封。且网点的工作人员也不知道封号的具体上限是什么，真的是有点「法不可知，则威不可测」。

志愿者拉群

在招募完所需要人数的志愿者后，应当尽快进行拉群。一些志愿者可能会在群里跟其他伙伴拼酒店拼车等等，这时候提供一个群聊就非常有必要。并应当适当在群里活跃气氛，帮助群友快速熟络起来。

当全部组别完成招募并锁车不再招募新的志愿者的时候，统筹老师会新建一个大群。这时候我们就可以利用 tag 标签，对自己的组员快速发出入群邀请。

志愿者信息收集

信息收集工具的选择

由于活动需要收集一些志愿者的信息。例如衣服尺码、是否吃清真餐等等。以下是草莓音乐节中需要收集的志愿者信息。

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这个时候可以通过使用腾讯文档的收集表进行信息的收集。

之所以选择腾讯文档的原因是，在国内做的比较好的在线文档应用其一是金山文档，其二便是腾讯文档。这二者的选择中，由于微信隶属于腾讯，所以腾讯文档与微信的结合相比于金山文档也会更好。

在收集信息的时候，目前的最优解是「收集表单」，没有之一。

很多人在收集微信成员信息的时候经常使用微信自带的接龙或者直接发一个在线表格文档让成员进行填写，其实这样对于双方都不友好。

使用微信接龙对于后续的统计很不方便，单这一条就可以将微信接龙 pass 了。

如果使用在线表格文档进行填写，由于所有有权限进入该文档的人可以看到其他所有人所填写的所有信息。这样很容易暴露组员的身份信息，如果有一些不怀好意的人复制了信息进行其他其他操作后果不堪设想。

除了信息暴露的问题外，每个组员都需要滑到文档的最下方进行填写，这其实也非常不方便。并不是所有的组员都使用电脑进行操作，又臭又长的表格对于使用手机进行填写的组员来说存在诸多不便。如果表格的格数过多，经常出现需要上下滑动查看表头，避免自己信息误填到另一列。

在大量成员进行填写表格，也很容易出现多人占用同一行的填写冲突的情况。这个时候就需要一些人将信息修改到下一行或者下面几行。这也导致了组员填写操作时的不便。

在填写文档的时候，如果表头没有适当的注释说明。例如衣服尺码有哪些，就经常会出现成员来询问的问题。而如果注释过长，又会导致该列宽度变得非常宽。如果要解决这个问题，就只能将表头进行压缩，而压缩后又会使得表头变得难以辨认。

另外在线文档的最后一个弊端是其他成员可以很方便地修改其他成员所填写的内容，而你根本无法从许多的填写历史中找出篡改了其他成员的那个人。

而如果通过收集表进行收集，以上问题都将不复存在。

首先，通过收集表收集到的信息可以很容易导出为一个表格，以便进行后续的处理。

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对于收集表而言，每个组员都将只会看到自己所填写的部分信息，而无法得知其他组员的填写情况。这也很好地确保了志愿者的信息安全。

对于硬件负载来说，只存在一个收集表单的程序比加载一整个表格的程序要轻松非常非常多。

收集表单的使用

24 泉州草莓创建 24 厦门草莓更新

示例

以下是一个收集表的示例：

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数据的前置验证

在使用收集表的时候，通过对填写数据添加前置验证，也可以避免组员信息填写错误的情况。以便后续统筹老师收集到正确的志愿者全名单信息，避免后续进行其他更多操作时出现问题。

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清真餐的详细说明

24 厦门草莓更新

在填写后表单出现了一个问题：一些组员对清真餐无法理解，以为填写了需要清真餐就是有饭吃，不需要清真餐就是没有饭。

IMG_0749这个地方的问题后续可以优化如下：

问题：是否需要清真餐？

说明：清真餐是根据伊斯兰教教规特别准备的餐食，适用于对清真餐有特定需求的人士。如果您没有特殊饮食要求，请选择【不需要清真餐】，我们将提供普通餐饮。

答案：

对于全勤到岗的再次确认

24 厦门草莓更新

在问题的最后添加一个全勤到岗的再次确认，让无法参加的志愿者尽快退出活动，以便后续工作继续进行。

问题：您是否能够在整个活动期间全勤到岗？（包含周五的培训和周六、周日的音乐节）

答案：

结束页

`24 厦门草莓更新``

在表单收集结束后添加一个结束页，提高志愿者参与感。

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填写人员的设置

通过设置填写人员，避免后期对未填写人员进行逐一核对，减少工作量。

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通过之前招募志愿者时所用到的 Excel 表单或者对微信好友列表进行 OCR 扫描，得到全部人员的名单。

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可以很清楚地看到还有多少人没有添加，然后可以及时进行催促。

收集示例

这是最后收集到的其中一个人员信息示例

收集表单的其他注意事项

联系负责人老师确认相关事宜

在所有志愿者招募结束并锁车（不允许已确认参加的志愿者退出活动）之后，我们就可以根据统筹所给的相关负责人老师微信进行添加，并且确认相关的工作事宜。例如组别人数，摊位数量，集合时间等等。

提前分组

对于大组来说，需要提前对组内进行分组。提前分组的好处是可以减少音乐节期间组长的工作量。

分组有一些前提：对于每个小组的男女比例都要合理搭配。很多时候都需要男生去干一些重活，如果出现部分组别男生人数过多或者过少的情况就不太方便。

另外由于现场点位数量有时候并不能提前确定，所以可能要做好多个分组的方案，以便到场后马上进行切换。

在这里还有一种情况，因为同一组别的志愿者中很有可能出现已经是互相认识的朋友，亦或是一同拼车拼房的朋友，他们可能想要在工作的时候分到同一组别。这个时候也可以提前发放一个分组意向收集表，让有特殊需求的朋友进行填报。填报完成后再进行分组。

分同组的时候也要问清楚，如果有超过 3 个人想在同一个组别工作，那么这么多人可能有共同想看的艺人。这时候就应当提前向他们说明，如果分配到同一组，由于工作的原因，可能无法一同观看同一个艺人。如果依然想分到一组，并且想看同一个艺人，就让他们分组完成后再进行组内协调。

如何分组

关于分组，如果自己去分会稍微有点麻烦。这时候就可以借助 ChatGPT。这里最好使用 o1-preview（截止 2024 年 9 月 24 日，o1-preview 还是最强的推理模型），帮助我们进行分组的工作。

输入下面的提示词：

我将给你一份人员名单，以及一些需求，请你将这些人分成 X（修改成想要分组的组数）组。
需求：

1. 保持每个组别人数基本一致（或者相差 1 个）
2. 保持每个组别的男生女生人数基本一致
3. 同组要求：
   xxx 和 xxx 一组；
   xxx 和 xxx 一组；
   xxx 和 xxx 一组；
   人员名单：
   xxx（男）
   xxx（女）
   ........

在大模型给出分组名单后，可以再另开一个窗口，对给出的分组名单进行再次验证。另开一个窗口的目的是避免大模型缓存对结果的干扰。

亦或是输入提示词

clear memory

来清空当前窗口记忆。

验证的提示词：

请你帮我验证人员分组名单是否满足以下需求：
需求：

1. 保持每个组别人数基本一致（或者相差 1 个）
2. 保持每个组别的男生女生人数基本一致
3. 同组要求：
   xxx 和 xxx 一组；
   xxx 和 xxx 一组；
   xxx 和 xxx 一组；
   人员名单（上一次提问所给出的名单）：
   xxx（男）
   xxx（女）
   ........

顺利的话，大模型会对所有的要求进行一一验证。

验证完后，可以人工再对所有需求进行验证确保分组无误。

当然，在这一步，为了避免暴露人员的信息，可以使用 Excel 表格前的「序号来代替人名」。等待分组推理完成之后再进行替换，避免成为大模型的语料。

提前选好小组长

在培训日前，可以在群内对有意当小组长的组员进行预报名信息收集。

信息收集完成后，如果有意当选小组长的人数超出预计需要的小组长人数就应当根据报名人数的资历或者如果特别有热情的组员进行合理选拔。

如果有意当选小组长的人数少于预计需要的小组长人数，这时候就可以适当给予一些「胡萝卜」进行诱惑。例如志愿者白名单或者更高几率入选下一期志愿者等。当然这个白萝卜也是真实的，并不是欺骗。

在确定好所需要的小组长人数前，不要向小组长确认是否已经当选。因为如果出现所需要的小组长少于通知的人数，就需要拒绝一些人。这时候就会有点尴尬。

在我这次泉州草莓音乐节中，因为现场的摊位数量并未固定，只能等待到现场后实地勘察。如果提前分好组或者分配了组长，但是所需要的小组其实小于实际应有的数量，也就需要重新分组。但是大部分时候饮品组的棚子不会超过四个。对于相对较小的音乐节我们只需要准备好 2-3 组的预案即可。相对较大的音乐节例如超级草莓可能就需要我们准备好分成 4 组的预案。当然如果要偷懒，先分出来 2-3 组。现场勘察后确认需要 4 组那么我们再将 2 组进行对半拆分。

工作排班（24 厦门草莓添加）

整理工作时间表格

  1. 使用 OCR 将图片中的文字提取出来。

    这里我使用的是白描，但是还有很多其他的软件可以使用。

  2. 利用 AI 帮助我们对演出时间表进行整理

    image-20241015170118746

其他

对于一些志愿者大组，在培训日前往现场之前，可以「打印一至二份志愿者全名单」，以便后续对志愿者物资发放进行统计。

到这里，相关的线上准备工作就已经基本完成。我们只需要等待后续的负责人老师通知一些必要事项即可。

培训日

除了艺接由于一些艺人会提前到达，需要提前两天培训接待以外。大多数组别是音乐节演出的前一天进行培训。

培训日当日或者前些日一些组员会从各地出发，所以可以在培训日当日提醒组员带好身份证件，以便后续入场。也应当在群公告中提前说明，避免较早出发的组员未收到提醒而没有携带。

组长培训

在进行组员培训前，会先进行组长培训。组长培训的时间一般会在组员培训前半小时至一小时。大概内容就是踩踩点，组长之间相互认识一下，方便后续工作的推进。

所在岗位踩点

在组长培训之后，应该尽快对现场自己所负责的点位进行更详细的踩点。以饮品售卖组为例，查看所有的售卖点位，根据点位的数量选出相应数量的小组长，负责每个点位的具体工作管理。具体的分组详情已经在上方进行详细说明。

除此之外也应当对点位进行一个大致的判断，分析是否会存在某个点位在一些时间点出现大人流量的情况，并根据判断给相应点位划分更多一点的人员。

志愿者培训

在所在组别集合完后，我们可以简单组织组员对我们的工作地点进行踩点。告诉组员我们在音乐节两天需要在哪里进行工作。如果在踩点前已经分好组别，这时候我们就需要指出明天在具体点位工作的具体组别。

在这个流程，负责人老师也会对所有音乐节当天要做的事情进行详细介绍。例如收银组会有 POS 机的使用，检票组检票机的使用，而对于饮品组就是如何分工倒饮料。

因为这边负责人老师会进行事无巨细地介绍，我们基本不用做什么。

但是因为负责人老师介绍的内容比较多，可能一些第一次参加音乐节的组员无法接收这么巨大的信息量。所以如果有必要的话，可以在负责人老师介绍完后再强调一些比较重要的内容。

培训日文案

今天下午的任务有：
🟢签署志愿者守则
🔵领取志愿者物资
🟡负责人老师培训

所有人将会分到：志愿者证件、志愿者短袖、志愿者毛巾。

⚠️注意事项：
1️⃣志愿者证件+衣服需两日携带，请大家一定保管好！志愿者证件丢失不补‼️若丢失请立即联系组长；
2️⃣志愿者证件不要拍照上传社交平台，防止黄牛知晓证样，演出结束即可发布；
3️⃣艺人试音禁止舞台前围观拍照录像，发现将扯证取消志愿者资格。

饮品组培训

对于饮品组来说，比较重要的内容有以下几点：

好的管理者要善于帮员工把复杂的任务拆分成简单的任务，并且在过程中提供帮助和引导。而不是给一个指令就等着结果。

志愿者物资分发

在培训日最重要的一件事就是志愿者物资的分发。特别是志愿者证件与志愿者 T 恤。这是第二天入场的证明。在清场排爆前，会有安保通过志愿者服装与证件来判断是否能入场。

关于志愿者证件与 T 恤，必须要本人当天进行领取。如果有提前通知携带身份证可以通过身份证对组员信息进行核验后发放。

这里可能会出现一些组员不来，骗志愿者证件与 T 恤的情况。虽然真是不了解为什么要这么干。应对策略就是验证本人身份后再进行物资的发放。

在一边进行物资发放的时候顺便在名单上进行记录，可以简单对到场组员进行点名。以便了解是否有些人培训没来并且没有提前请假的。

音乐节第一天

摊位物资领取

在早上到达现场后，就应当尽快与后勤确认是否能领取物资。如果可以确定可以领取后可以去领取一些除饮品外的组员可能需要的物资。

例如有：

等等。

悬挂 KT 板

根据所在的不同组别，会在各自点位悬挂不同的 KT 板标识。

官方饮品组（酒售组）

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以上为武汉草莓音乐节的酒售组 KT 板悬挂。

一般来说会有一个价格板（写着所有饮品的价格），若干个取杯处和付款处板（因为我们要和收银志愿者配合完成工作，需要先进行付款后才能取饮料），以及手环兑换（Pro 手环有一杯的饮品赠送，兑换完后我们要用剪刀减掉一部分手环），和部分展商牌。

一个取杯板与一个付款板需要配合悬挂，并且多个之间要有间隔，避免人群聚集。一个摊子大概会有 3-4 个取杯与付款板。另外会在左右两侧放上手环兑换与草莓杯（演出当天可以无限畅饮）。

检票二组（闸机处）

PS: 24 厦门草莓添加

清场排爆

音乐节演出的每天早上 12 点左右都会进行整个场地的清场排爆。

清场排爆的作用一是避免闲杂人员混入现场，二是对场地内的一些危险物品进行清理。因为音乐节毕竟是一个人员大量聚集的场合，如果有危险物品那后果不堪设想。

这个时候场地内的大部分人员都会被清理出去，然后从工作人员出入口进行重新安检并确认身份后才能进入现场。

在清场前，应提醒组员带好身份证件与志愿者证件，以便工口的志愿者确认身份。避免被拦在工作人员出入口。

后勤领饭

音乐节两天每天都会提供两餐，具体的开餐时间都要等到后勤通知。

领饭的时候要注意组员需要的清真餐数量，并适当多领取几份饭，因为有一些组员可能一份不够吃。当然也不能领太多，避免浪费。

另外，领饭的时间很经常会跟清场排爆的时间撞到一起。所以可以适当提醒组员用餐时间，如果不是很饿的话可以等清场排爆后再吃饭。以免被清场的时候吃饭太急了。当然如果较多组员正在用餐用一半，也可以让保安叔叔帮忙稍微晚点等大家吃完饭再出去。

入场前准备饮品

在观众入场前的至少 30 分钟就应当开始准备饮品，甚至可以更早。

这时候作为组长就可以去几个摊位轮转，查看饮品准备的数量以及在制作过程与流程是否存在问题。比如单杯制作而不是批量制作，饮品预备的太少等等。遇到问题都要及时告知组员，避免人员入场后饮品大量出售导致观众大排长队。

收摊

每天晚上都需要对每个摊位的物品收集好并放回后勤。对于饮品组，饮品会有工人进行收集。我们只需要拿回早上从后勤领取的部分物品即可。另外还有一个比较重要的物品是路由器，并应当做上标记，第二天分发的时候避免混淆。

音乐节第二天

合照

在第二天的早上，会进行全体志愿者的大合照以及小组合照。这里也可以提前征集一些组员的意见选择合适的合照地点。如果第二天会下雨的话，有时间也可以在第一天就进行小组合照。

工作

除了早上的大合照以外，第二天的工作流程与第一天基本保持一致。

所以如果第一天一切顺利的话，第二天基本上不用过多叮嘱。如果第一天的工作进行的不是特别顺利的话，第二天小组合照完前往各自摊位之前就应当再召集组员说明并改进一些做的不好的地方。

至此，两天的音乐节就全部结束了！

其他

志愿者白名单

在音乐节结束之后，组长可以根据组员在音乐节中的表现，将组员加入白名单，给予组员入选下一期志愿者的机会。

以 24 厦门草莓音乐节为例，给予入选白名单志愿者的文案：

[Party]恭喜你入选 2024 厦门草莓音乐节志愿者白名单
🍓2024 年任意一场摩登天空旗下志愿者招募免筛入选

Tip：使用白名单前请跟我联系，需要上报
在填写自我介绍时第一行开始请注明

“本场使用白名单，白名单入选场次：24 年厦门草莓”

白名单只可免筛一场，不可选组。

请提供你的联系电话与收货地址。

之后要组员要使用白名单的时候，向统筹报备的文案举例：

马思柯 13812345678
广州草莓使用白名单
入选场次：24 年厦门草莓

最后

虽然做过不少志愿者的小组长，但是当上大组长还是第一次。所以整篇攻略中势必会存在很多不完善的地方，但是内容以及流程上大体正确。

同时也希望自己后续能入选更多场次的志愿者，并不断进行流程上的优化。这篇文章也会根据后续更多不同主办方、不同志愿者组别的工作进行不断地补充优化。

对于一些还未体验过音乐节志愿者活动的朋友，真的非常建议去体验一下音乐节的志愿者。在这里能和许多有趣的朋友打成一片，还能以另一个视角来看音乐节幕后付出的人们。

lastmod: 2024-12-02 感谢阅读。